Home-Office-Tage und Essensgutscheine stellen Arbeitgeber:innen und Personalverrechner:innen in der Praxis regelmäßig vor organisatorische Herausforderungen. Neben arbeitsrechtlichen Fragen, z.B. Home-Office- / Telearbeitsvereinbarungen, sind auch steuerliche Vorgaben zu beachten und zu dokumentieren.
Unser Zeiterfassungssystem bietet hier eine effiziente Möglichkeit, den administrativen Aufwand zu reduzieren, Fehlerquellen zu minimieren und die Zusammenarbeit zwischen HR und Lohnverrechnung zu vereinfachen. Wir zeigen, wie das geht.
1. HOME OFFICE: WELCHE ANGABEN SIND ERFORDERLICH?
Für Arbeitgeber:innen besteht im Rahmen der Lohnverrechnung eine Dokumentations- und Ausweispflicht für Home-Office-Tage.
Zu erfassen ist, an welchen Kalendertagen Arbeitnehmer:innen ihre berufliche Tätigkeit ausschließlich im Home Office ausüben. Die Anzahl dieser Home-Office-Tage ist im Lohnkonto zu führen und im Lohnzettel (L16) auszuweisen – unabhängig davon, ob ein Homeoffice-Pauschale gewährt wird. Die Telearbeitspauschale beträgt 3 Euro pro Tag für maximal 100 Tage (= max. 300 Euro pro Jahr). Wichtig ist dabei, dass diese Pauschale nur dann zusteht, wenn an diesem Tag die gesamte berufliche Tätigkeit ausschließlich im Home Office bzw. an dem dafür vorgesehenen Platz ausgeübt wurde.
Tipp für HR & Lohn:
Erfassen Sie Home Office-Tage täglich oder monatlich. Wir empfehlen, dies direkt im Zeiterfassungssystem zu machen, so haben Sie eine lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation.
Mit der Zeiterfassung von Coredat lässt sich diese dann direkt ins Lohnsystem übertragen lässt – ideal für den L16.
2. ESSENSGUTSCHEINE: STEUERLICHE BEGÜNSTIGUNG – ABER WIE BERÜCKSICHTIGEN?
Essensgutscheine sind in Österreich steuerlich begünstigt, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Seit 2022 gilt diese Steuerbefreiung auch für Mahlzeiten, die im Home Office konsumiert werden, sofern sie von einem Gastronomiebetrieb oder Lieferservice zubereitet bzw. geliefert werden.
Die wichtigsten Eckpunkte:
- Steuerfrei sind Essensgutscheine im Wert von bis zu 8 Euro pro Arbeitstag, wenn die Gutscheine nur zur Konsumation von Mahlzeiten eingelöst werden können, die von einer Gaststätte oder einem Lieferservice zubereitet bzw. geliefert werden.
- Wenn die Gutscheine auch dazu verwendet werden können, Lebensmittel einzukaufen, sind diese bis zu einem Betrag bis max. 2 Euro pro Arbeitstag steuerfrei.
- Die Begünstigung gilt unabhängig davon, ob die Mahlzeit im Büro oder im Home Office konsumiert wird.
- Voraussetzung ist, dass es sich um zweckgebundene Essensgutscheine handelt; eine Barablöse ist nicht steuerfrei.
Tipp für People Partner / HR Business Partner:
Auch steuerfreie Sachbezüge müssen lohnverrechnungstechnisch korrekt berücksichtigt werden – unsere Empfehlung lautet daher, diese Positionen ebenfalls mithilfe der Zeiterfassung systematisch zu erfassen und dann zu überleiten.
Bei der Coredat Zeiterfassung erfolgt dies über Zulagen:
3. WARUM ZEITERFASSUNG HIER EIN ECHTER MEHRWERT IST
Wer Home-Office-/ Telearbeitstage und Essensgutscheine in getrennten Systemen oder manuell erfasst, erhöht den administrativen Aufwand und das Fehlerrisiko. Ein integriertes Zeiterfassungssystem schafft Abhilfe:
- Zentrale Erfassung: Home-Office-Tage und gewährte Essensgutscheine werden direkt im System dokumentiert.
- Automatische Auswertungen: Monatliche und jährliche Übersichten stehen auf Knopfdruck zur Verfügung und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
- Direkte Schnittstellen: Die aufbereiteten Daten können direkt an die Lohnsoftware übergeben werden – das vereinfacht die Erstellung des Lohnzettels L16 und reduziert Abstimmungen zwischen HR und Lohnverrechnung.
- Revisionssicherheit: Vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnungen unterstützen Unternehmen bei internen Kontrollen und externen Prüfungen (GPLP).
FAZIT
Unternehmen in Österreich sind verpflichtet, sowohl Home-Office-/ Telearbeitstage als auch relevante Sachbezüge wie Essensgutscheine korrekt zu dokumentieren und im Rahmen der Lohnverrechnung zur berücksichtigen. Die Anzahl der Home-Office-Tage ist dabei im Lohnzettel L16 auszuweisen. Die Nutzung unseres Zeiterfassungstools macht nicht nur die tägliche Erfassung leichter, sondern ermöglicht auch den nahtlosen Datentransfer in die Lohnverrechnung – ein klarer Vorteil für HR-Teams und Geschäftsführer:innen, die Prozesse effizient und rechtskonform gestalten wollen.
Sie wollen mehr darüber wissen, wie bei Coredat Zeiterfassungs- und Lohnverrechnugsystem optimal zusammenspielen? Wir beraten Sie gerne!
