Das Pendlerpauschale steht bei GPLB-Prüfungen zunehmend im Fokus – und das aus gutem Grund! Häufig bleiben Änderungen wie Telearbeit, Werkverkehr oder die Nutzung eines Öffi-Tickets unberücksichtigt, was zu teuren Fehlern führen kann.
Voraussetzungen Pendlerpauschale
Arbeitnehmer:innen haben Anspruch auf den sogenannten Verkehrsabsetzbetrag, der pauschal die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte abgelten soll – unabhängig davon, welche tatsächlichen Kosten dabei entstehen.
Auch das Pendlerpauschale kann geltend gemacht werden, wenn:
- Die Nutzung eines Massenbeförderungsmittels zumutbar ist und der Arbeitsweg mindestens 20 km beträgt („kleines Pendlerpauschale“).
- Oder wenn der Arbeitsweg mindestens 2 km umfasst und die Nutzung eines Massenbeförderungsmittels aufgrund der Entfernung nicht zumutbar oder nicht möglich ist („großes Pendlerpauschale“).
Ein Anspruch auf das Pendlerpauschale besteht grundsätzlich, wenn Arbeitnehmer:innen ihre Arbeitsstätte mindestens viermal im Monat aufsuchen – ein Punkt, der vor allem für Personen mit Home-Office-Regelungen von Bedeutung ist. Wird die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte im Kalendermonat an mindestens elf Tagen zurückgelegt, steht das volle Pendlerpauschale zu. Bei acht bis zehn Fahrten pro Monat gibt es zwei Drittel, bei vier bis sieben Fahrten ein Drittel.
Auch bei Teilzeitbeschäftigten, die nur an ein oder zwei Tagen pro Woche zur Arbeitsstätte fahren, muss darauf geachtet werden, dass das Pendlerpauschale anteilig – also mit einem Drittel bzw. zwei Dritteln – berücksichtigt wird. Diese Staffelung ist ebenso bei der Berechnung des Pendlereuros zu beachten.
KFZ-Sachbezug
Ein Anspruch auf das Pendlerpauschale besteht nicht, wenn der Arbeitsweg mit einem arbeitgebereigenen Fahrzeug zurückgelegt wird – und zwar unabhängig davon, ob dieses mit einem Verbrennungs- oder Elektromotor ausgestattet ist.
Pendlerpauschale vs. Telearbeitspauschale
Das Telearbeitspauschale kann nur dann in Anspruch genommen werden, wenn der/die Arbeitnehmer:in an einem Arbeitstag ausschließlich im Homeoffice tätig ist – also an diesem Tag nicht zur Arbeitsstätte fährt. Tage, an denen sowohl im Homeoffice gearbeitet als auch etwa der Betrieb, der Außendienst oder eine Dienstreise aufgesucht wird, zählen nicht dazu. Deshalb sollte geprüft werden, ob die im Lohnzettel angegebenen Telearbeitstage im Widerspruch zum geltend gemachten Pendlerpauschale stehen.
Pendlerpauschale und Öffi-Ticket
Da Arbeitgeber häufig die Kosten für Tickets öffentlicher Verkehrsmittel übernehmen, stellt sich die Frage, ob das Pendlerpauschale weiterhin geltend gemacht werden kann.
In Bezug auf die Gewährung von Öffi-Tickets gilt grundsätzlich Folgendes:
Arbeitgeber können Tickets für öffentliche Verkehrsmittel, die für einen längeren Zeitraum (wie Wochen-, Monats- oder Jahreskarten, z. B. das Klimaticket) gültig sind und zumindest in der Nähe des Wohn- oder Arbeitsorts gelten, vollständig oder teilweise finanzieren, ohne dass ein Sachbezug angesetzt werden muss (§ 26 Z 5 lit b EStG). Solange diese Voraussetzungen erfüllt sind, bleibt die Zurverfügungstellung abgabenfrei und ist daher ein beliebtes Mitarbeiterbenefit.
Wird jedoch ein Öffi-Ticket von Arbeitgeberseite finanziert, muss das Pendlerpauschale um den monatlich übernommenen Betrag des Arbeitgebers reduziert werden. Der Pendlereuro bleibt von dieser Kürzung unberührt und kann weiterhin in voller Höhe geltend gemacht werden, sofern grundsätzlich Anspruch auf das Pendlerpauschale besteht.
Werkverkehr
Nutzt der/die Arbeitnehmer:in im Lohnzahlungszeitraum an mehr als der Hälfte der Arbeitstage einen angebotenen Werkverkehr, so steht ihm das Pendlerpauschale für diesen Zeitraum nicht zu.
Ein/e Arbeitnehmer:in, der/die an den meisten Arbeitstagen im Lohnzahlungszeitraum den Werkverkehr nutzt, aber trotzdem einen bestimmten Teil der Strecke zwischen seiner Wohnung und der Einstiegsstelle selbst zurücklegen muss, erhält für diesen Teil der Strecke jedoch das Pendlerpauschale.
