Das Jahresende rückt immer näher, Zeit also, die Payroll-Daten für den Jahresabschluss 2025 und das kommende Jahr auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, alle wichtigen Punkte im Blick zu behalten und einen reibungslosen Übergang ins neue Abrechnungsjahr zu gewährleisten.
Rückstellungen
- Überprüfen Sie, welche Rückstellungen für offene Urlaubstage, Über- und Mehrstunden, Abfertigungen, Jubiläen oder Sonderzahlungen gebildet werden müssen.
- Stellen Sie sicher, dass die Parameter für die Berechnung korrekt erfasst sind.
Offener Urlaub und Zeitguthaben
- Achten Sie darauf, dass offene Urlaube und Zeitguthaben korrekt erfasst sind.
Kontrolle der Zeiterfassung für die Auszahlung von Überstunden und Home-Office-Pauschale
- Überprüfen Sie, ob die Arbeitszeitaufzeichnungen Ihrer Mitarbeiter:innen richtig sind, damit die Auszahlungen korrekt erfolgen.
- Achten Sie dabei auch darauf, dass Überstundenpauschalen oder All-in-Vereinbarungen ordnungsgemäß hinterlegt sind und berücksichtigt werden. In diesem Zusammenhang empfehlen wir eine gesonderte Ausweisung in der Zeitwirtschaft über die angeordneten Überstunden, um eine Steuerfreiheit der Überstundenzuschläge zu erlangen.
- Die Home-Office-Pauschale ist bis zu 3,00€/Tag für maximal 100 Telearbeitstage/Jahr steuerfrei.
Dienstnehmerunterlagen und Vertragsänderungen
- Aktualisieren Sie Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und Personalakten. Prüfen Sie, ob Änderungen im neuen Jahr berücksichtigt werden müssen (z.B. Überzahlungen, Zulagen, Arbeitszeitmodelle).
Geringfügige Beschäftigung / Unfallversicherung bzw. Vollversicherung
- Prüfen Sie, ob Mitarbeiter:innen, die aktuell geringfügig beschäftigt sind, die monatliche Geringfügigkeitsgrenze (551,10 € für die Jahre 2025 und 2026) weiterhin einhalten. Wird diese Grenze regelmäßig überschritten, ist eine Vollversicherung notwendig. Auch für geringfügig Beschäftigte besteht eine Unfallversicherungspflicht.
Pauschale Dienstgeberabgabe (DGA)
- Sind für eine Dienstgeberin bzw. einen Dienstgeber mehrere geringfügig Beschäftigte oder freie Dienstnehmer:innen tätig, wird die Summe ihrer monatlichen Beitragsgrundlagen (ohne Sonderzahlungen) herangezogen.
- Übersteigt diese das Eineinhalbfache der Geringfügigkeitsgrenze (2025: 826,65 €), ist zusätzlich zum Unfallversicherungsbeitrag von 1,10 % eine pauschale Dienstgeberabgabe von 19,40 % zu zahlen.
- Unsere Lohnsoftware berücksichtigt diese Regelung automatisch.
Mitteilungspflicht gemäß § 109a EStG
- Erhalten Sie von natürlichen Personen oder bestimmten Personenvereinigungen Leistungen außerhalb eines Dienstverhältnisses und werden dabei Entgeltgrenzen überschritten, sind Sie verpflichtet, für jede:n Honorarempfänger:in eine Meldung an das Finanzamt zu erstatten.
- Prüfen Sie daher regelmäßig, ob Ihre Zahlungen unter diese Pflicht fallen, und achten Sie auf fristgerechte sowie korrekte Übermittlung, um Beanstandungen zu vermeiden.
Laufende Karenzen, Altersteilzeit und Sondervereinbarungen
- Überprüfen Sie alle laufenden Karenzen, Elternteilzeiten, Wiedereingliederungsteilzeiten, Altersteilzeitmodelle und andere Vereinbarungen. Achten Sie auf Rückkehrtermine und mögliche Änderungen oder Meldepflichten.
Steuerfreibetragsbescheid
- Melden Sie Ihren Mitarbeiter:innen, dass Steuerfreibeträge aus dem Einkommensteuerbescheid rechtzeitig für das kommenden Jahr bekanntzugeben sind.
Adressänderungen
- Bitte informieren Sie über Änderungen von Wohn- oder Zustelladressen. Diese Daten sind für Meldungen an das Finanzamt und an die ÖGK relevant.
Sachbezüge
- Kontrollieren Sie alle laufenden Sachbezüge (zum Beispiel Firmenwagen, Dienstwohnungen, Essensgutscheine) auf Vollständigkeit und korrekte Erfassung bei den jeweiligen Dienstnehmer:innen. Stellen Sie sicher, dass alle Nachweise und Dokumente für die Sachbezugsbewertung vollständig vorliegen.
Beispiel: Bei der Privatnutzung eines Firmen-PKW sollten Kauf- oder Leasingvertrag sowie Zulassungsschein vorhanden sein.
Änderungen beim Firmen-PKW
- Änderungen am Dienstwagen (z.B. Modell, CO₂-Wert, Privatnutzung, Wegfall des Autos) wirken sich direkt auf den Sachbezug aus. Bitte teilen Sie diese Änderungen mit.
- Falls ein halber Sachbezug angesetzt wurde, ist es wichtig, dass das Fahrtenbuch lückenlos geführt ist. Achten Sie darauf, dass Sie die maximalen Kilometer je Monat von 500 km einhalten, damit kein voller Sachbezug heranzuziehen ist.
Essensgutscheine
- Achten Sie darauf, dass Essensgutscheine nur im zulässigen Rahmen steuerfrei bleiben (bis € 8,00 je Arbeitstag bei Konsumation von Mahlzeiten im Restaurant oder Lieferservice bzw. € 2,00 je Arbeitstag bei Lebensmitteleinkäufen).
Öffi-Ticket
- Übernimmt der Arbeitgeber ganz oder teilweise die Kosten eines Öffi-Tickets (Wiener Linien Jahreskarte, Klimaticket), kann dieser Vorteil steuerfrei sein, wenn das Ticket am Wohn- oder Arbeitsort gültig ist und für die Wochen- Monats- oder Jahreskarte ein Beleg vorhanden ist.
- Bitte übermitteln Sie einen Beleg, falls Mitarbeiter:innen ein Öffi-Ticket erhalten.
